Elektronische Kommunikation bei der Stadt Fulda
Zugangseröffnungs-Erklärung der Stadt Fulda
Die Stadt Fulda bietet Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an. Gesetzliche Grundlage für die elektronische Kommunikation ist § 3a Hessisches Verwaltungsverfahrensgesetz (HVwVfG) in Verbindung mit § 2 Abs. 1 E-Government-Gesetz (EGovG). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger einen Zugang eröffnet hat; die Verpflichtung zur Eröffnung des Zugangs ergibt sich aus dem E-Government-Gesetz.
Die Stadt Fulda hat diesen Zugang unter nachfolgenden technischen Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation von nicht formgebundenen (formlosen) Schreiben eröffnet.
Bitte beachten Sie, dass eine einfache E-Mail ohne qualifizierte elektronische Signatur nicht ausreicht, um wirksam Widerspruch gegen Verwaltungsakte einzulegen. Gleiches gilt, sofern eine qualifizierte elektronische Signatur die Identifizierung des Signaturschlüsselinhabers nicht unmittelbar durch die Behörde ermöglicht (z.B. bei der Verwendung von Pseudonymen). Entsprechendes gilt für Dialoganwendungen und Formulare, die die Stadt Fulda im Internet anbietet.
Sie erreichen alle Dienststellen/Einrichtungen über die in diesem Internetauftritt jeweils genannten E-Mail-Adressen. Wenn Sie bereits mit einem Amt/Betrieb in direktem Kontakt stehen, können Sie Ihnen bekannte E-Mail-Adressen dieses Amtes/Betriebes weiterverwenden.
Technisch bedingt werden E-Mails nicht verschlüsselt. Bitte beachten Sie dies bei der Übermittlung personenbezogener Angaben. Es kann daher nicht sichergestellt werden, dass die E-Mails auf dem Transportweg zur Stadt Fulda nicht mitgelesen werden können. Innerhalb des Netzwerkes der Stadtverwaltung Fulda befinden sich Ihre E-Mails in gesicherten Systemen, auf die nur autorisierte Personen zugreifen können.
De-Mail
De-Mail soll gemäß De-Mail-Gesetz vom 28.04.2011 einen sicheren, vertraulichen und nachweisbaren Geschäftsverkehr für jedermann im Internet sicherstellen.
De-Mail ermöglicht den verschlüsselten und authentifizierten Versand von elektronischen Dokumenten. Für Vorgänge, die der Schriftform bedürfen oder eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen, gilt eine absenderbestätigte De-Mail als Schriftformersatz. Sie können Ihre an die Stadtverwaltung Fulda gerichteten Schriftstücke auf diesem Weg online einreichen.
Zur elektronischen Kommunikation mit der Stadt Fulda mittels De-Mail stehen Ihnen im Bereich des Amts für Jugend, Familie und Senioren familie(at)fulda.de-mail.de und im Bereich des Rechts- und Ordnungsamts recht(at)fulda.de-mail.de zur Verfügung. Sofern Ihr Anliegen ein anderes Amt betrifft, verwenden Sie bitte die De-Mail-Adresse poststelle(at)fulda.de-mail.de.
Bitte bedenken Sie, dass De-Mail Korrespondenz nur zwischen registrierten De-Mail-Nutzern und nur innerhalb des De-Mail-Systems funktioniert. Eine Kommunikation zwischen De-Mail und regulären E-Mail-Adressen ist nicht möglich.
Zum Versand einer De-Mail müssen Sie über ein eigenes De-Mail-Konto verfügen. Bitte beachten Sie, dass Sie die De-Mail-Adressen nur erreichen, wenn Sie selber von einer De-Mail-Adresse senden.
Besonderes elektronisches Behördenpostfach (beBPo)
Die Stadt Fulda hat für die rechtskonforme und sichere elektronische Kommunikation mit Gerichten und anderen Behörden ein besonderes elektronisches Behördenpostfach eröffnet. Bitte beachten Sie, dass eine Kommunikation zwischen dem besonderen elektronischen Behördenpostfach und regulären E-Mail-Adressen sowie De-Mail-Adressen nicht möglich ist. Für die Kommunikation mit De-Mail benutzen Sie bitte die De-Mail-Adresse magistrat@fulda.de-mail.de.
Dateiformate
Die Stadt Fulda kann leider nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen und nimmt Dateien nur in folgenden Formaten entgegen:
- Word für Windows (*.doc, *.docx)
- Excel für Windows (*.xls, *.xlsx)
- Powerpoint für Windows (*.ppt, *.pptx)
- OpenDocument-Text (*.odt)
- OpenDocument-Tabellendokument (*.ods)
- Rich Text Format (*.rtf)
- Portable Document Format (*.pdf)
- Textdateien im Format ANSI (*.txt)
- Joint Photographic Experts Group (*.jpg)
- Tagged Image File Format (*.tif, *.tiff)
- Windows Bitmap (*.bmp)
Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Empfangsstelle zulässig. In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (sog. Makros) verwendet werden. Dateien in nicht lesbaren Dateiformaten werden an die Absenderstelle zurückgeschickt.
Datenmenge
Die Gesamtgröße Ihrer Nachricht inklusive Anhänge (Attachments) ist auf eine Größe von 50 Megabyte (MB) beschränkt.
Dateien in den zulässigen Formaten können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die Stadt Fulda nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen.
Online-Services, elektronische Signatur und Verschlüsselung
Die Stadt Fulda bietet Dialoganwendungen und Formulare im Internet an. Bitte verwenden Sie diese bevorzugt, sie stehen rund um die Uhr zur Verfügung, die Übermittlung erfolgt zur Sicherheit Ihrer eingegebenen Daten stets verschlüsselt.
Sollten Sie die qualifizierte elektronische Signatur benutzen, so weisen Sie bitte in der Begleitnachricht darauf hin, damit die Gültigkeit der Signatur bei Eintreffen verifiziert und in den Akten vermerkt werden kann.
Die Stadt Fulda verwendet derzeit für ausgehende E-Mail-Nachrichten nicht die qualifizierte elektronische Signatur.